Research Paper By Chen Tzu-Chen
(知識管理顧問/講師/教練, 中國)
摘要
教練會談的核心是人,知識管理的核心也是人,所以兩者的共通點是人。既然都是人,所需要關注的焦點是一樣的。因此教練會談與知識管理實為密不可分的關係,教練會談可以輔佐知識管理順利導入,知識管理可以具體實現教練會談的功能。本文以筆者輔導一家42年的企業導入知識管理歷程,佐以教練會談的技巧與功能,達到知識管理有機化地發展。本案說明了員工不是機器,是有機體,員工被充分關心了理解了,自然他能夠自願且主動地去完成企業所交付或未交付的任務,而且還願意無私地將經驗分享出來,實現知識管理的精神;且對組織有使命感,願意快樂投入。教練會談正是達到真誠關心且激勵員工的有效工具,對知識管理的導入注入一個源頭活水。故稱為『教練式知識管理』,即知識管理充分結合與應用教練的角色功能。一位知識管理顧問若可以適時切換顧問與教練的角色,則對被輔導的企業本身,以及所有員工而言,都有莫大的益處。
教練會談在企業導入知識管理的應用
─以某家42年的企業為例
1. 前言
教練是最近十幾年來大力興起的一種行業,也可以說是角色或工具;知識管理也是最近十幾年來蔚為風潮的企業管理活動,或說是項管理工具。兩者所關注的焦點都是人,兩者都不是新創,因為人類的行為早就有這兩項的元素意涵。所不同的是,隨著人類心智的成長,以及網際網路和資訊科技的日新月異,使得這兩者有更大更好的發揮空間。
筆者從事知識管理的顧問工作十多年,一直很自然地使用著教練的手法。今想從其中一個個案來探討究竟教練會談為知識管理提供哪些幫助?而哪些又是關鍵因素?以清晰了解教練會談如何為知識管理注入能量,進一步釐清『教練式知識管理』所展現的特色。
本文以筆者輔導一家42年歷史的企業為例,導入『教練式知識管理』,讓這家企業的領導人,能夠帶領知識管理與企業流程緊密地整合而形成文化,進而轉型為學習型組織。
2. 企業導入知識管理的步驟流程
企業每天的資訊流動,歸納為知識的創造、儲存、取得、分享和應用五大流程。如何將這五大流程做好管理,就是知識管理的範疇。所以知識管理不等於管理知識,而是管理知識的五大流程,非知識本身。若只是建構知識本身的管理,則淪為文件管理非知識管理。所以特別提及這段文字是因為一旦將知識管理等同文件管理,則捨去了最重要的人的因素,知識管理的價值就大打折扣。當然也因為目前普遍存在這樣的現象,所以特別點出來。也正因為知識管理所關注的焦點在人,也才有教練與知識管理結和的緣由。
企業導入知識管理,需要嚴謹的導入步驟方能成功。以大階段而言,通常有幾個重要歷程。如下圖所示:
從圖中可以清楚了解,導入知識管理有五大階段:即(1)認知覺醒階段 (2)KM策略制定階段 (3)機制平台設計階段 (4)推動運行階段 (5)持續改善階段。既然了解五大階段之後,接下來就來探討教練會談如何與這些流程相互結合。
3. 教練會談的應用時機
在知識管理導入的每個階段,應用教練會談,讓事情進行地更加順利。